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実際に依頼が来てから報告を行うまでの流れを考えてみましょう。

処理自体は大きく分けて、

・受付
・処理
・報告

となります。これに部署を当てはめると、

・受付:営業or技術
・処理:いろいろ
・報告:品質保証or技術

といった感じでしょうか?
ここで、『処理:いろいろ』となっています。
内訳としては、

・依頼内容と社内管理番号(品番等)の紐付:営業or技術
・設計仕様の確認:技術
・(材料or部品の)購入先確認:調達
・(社内加工品の場合)投入材料確認:生産管理
・(社内加工品の場合)材料使用量測定:製造
・データまとめ:品質保証or技術

といった辺りが考えられます。
他にも関与する部署があるかもしれませんが、ざっと考えただけでも以上のように複数の部署にまたがってしまいます。
部署毎の連携を強化し、全社的に『何故やるか』『何が必要か』『いつ必要か』といった認識を共有していく必要があると思います。

この『社内啓蒙』とも言える活動が、ある意味一番の厄介モノです。正直言って、どの部署もいらん仕事を増やしたくありませんし、正直聞いただけでは何をするのか、何でやらなければならないのかさっぱりわかりません。
会社の上層部から指示が出るのが手っ取り早いとは思いますが、上層部に理解してもらうのも一苦労かと思います。
『言われたから渋々やる』ではなく、『やらなければならない』という心構えで事に当たれるようになると良いですね。

また、収集した情報は、使い方によっては他の業務に流用も可能かもしれません。
『ある情報は使える』ので、何か他の部署での使い方を考えてみるのも良いかもしれませんね。
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