IMDSの更新について

うちはASSY製品メーカでIMDSを作っており
IMDSの作成は製品担当者別で対応しています

例えば
【α】と言う製品は
【田中】と言う担当者が
【a】と【b】と言う部品から作っている

【β】と言う製品は
【鈴木】と言う担当者が
【b】と【c】と言う部品から作っている

【γ】と言う製品は
【佐藤】と言う担当者が
【c】と【a】と言う部品から作っている


IMDSの更新よりサプライヤから【c】の部品データ更新したよ
と連絡があったため
【β】と【γ】の製品データを更新したい
とします

この時
【田中】【鈴木】【佐藤】全員に連絡が入ると
【鈴木】は無関係なため、これを嫌がります


そこでサプライヤからの連絡を誰か一人にのみ入る様にして
【加藤】が【ｃ】の更新連絡を受けて【β】と【γ】に紐づけ
【田中】と【佐藤】に連絡を入れれば良い
と言う話が浮上したのですが

実際には
うちの製品もそれなりに複雑で担当者も多いので
何の部品がどの製品に使われていて
何の製品がどの担当者か
を把握するのは非常に難しい・・・と頭を抱えております


分かりづらい例だったら申し訳ないのですが
業者からのデータ更新に対し
製品に反映させるにあたり、皆様ってどんな方法で分担してますか？

何かアイデアがあったら
教えていただけないでしょうか？