入手した化学物質関連資料の保管方法

皆さんは、部材の仕入れ先から入手した資料（MSDSや各種調査シート）をどのように保管・管理されていますか？

調査業務をやっていて痛感するのが、「せっかく部材メーカーから資料を入手しても、部材名と自社製品とを紐付ける情報がないと、入手した資料が役に立たない」ことです。

部材の調査シートは、通常部材の一次メーカーでの品名で発行されます。
しかし購入ルートの途中で、その部材が途中の商社での販売品名に変わっている場合があります。

そうすると、自社で管理している部材名と、入手した資料の品名が一致しないので、もらった資料がどの製品のものか分からなくなることがしょっちゅう起こります。
（中には出世魚か！と言いたくなるほどいくつも品名が変わっている部材も…）

部材と製品の紐づけ情報を、皆さんはどうやって収集・管理されているのか良かったら教えてください。

まず、仕入先や品目が一意なナンバで管理されていることが必要です。
これができていなければ、管理することは不可能です。

この前提のもとで、ファイル名は直感的に仕入先ナンバ、品目ナンバ、履歴の新旧が判断できることが望まれます。

多くのシステムではファイル名にシリアルナンバが与えらえれます。
・仕入先、品目、履歴のテーブルとファイル名の紐付が簡単
・ファイル名のユニークを保障が必要（シリアルナンバの取得は簡単）
という理由からです。

しかし、人間は、仕入先、品目、履歴のテーブルとシリアルナンバのファイル名の紐付を直感的に理解できません。

最も簡単なのが、情報の種類ごとのフォルダに決められた命名規則でファイル名を変名して保管することです。

たとえば命名規則は以下のようなものです。
・"仕入先ナンバ,品目ナンバ,格納日時,オリジナルファイル名"
これであれば、データが入ったフォルダでコマンドラインから
dir /b /a-d >%CD%.txt
とすることで、フォルダ名.txtにファイルリストを作成することができます。
EXCELでCSVとして読み込むことで、仕入先ナンバ列、品目ナンバ列、格納日時列、オリジナルファイル名列のリストを見ることができます。
仕入先ナンバ列、品目ナンバ列、格納日時列、オリジナルファイル名列を結合すれば、更新ファイル名となります。

私の勤務先ではシステムを導入してシステム内部ではシリアルナンバのファイル名で管理していますが、テーブルとファイルを開示したとしても理解してもらえそうにはありません。

もう少し情報を提供します。
私の勤務先と仕入先の間では、あらかじめ社内品目ナンバと仕入先品目ナンバが紐付されています。
仕入先から提供されるデータにおいてはファイル名に社内品目ナンバを付けていただいているものもありますし、社内品目ナンバとファイル名の紐付リストをいただいているものがあります。
社内品目ナンバとカタログナンバをしっかり管理しておき、カタログナンバにない回答が返ってきたら、これは何？と尋ねるぐらいしか方法がないのではないでしょうか？
以前のシステムは、WEB上で品目に対して回答を入力するようになっていたため、単独で紐付という作業はありませんでした。

私のところでは、材料名が社内で登録される段階で名前変えられちゃいます。
ぶっちゃけ、製品に使っている材料名を知っている人は殆ど居ないと思います。

依頼があったら、対象製品と仕入先への注文名称、材料名をリストアップして、保存する事くらいしかしてません・・・

製品-部品-材料の材料部分を整理し、取引先毎に使用材料リストを作成→材料リストにMSDS等を紐付けって感じでDB構築をやろうとして……材料リスト作成段階で足踏みしたり頓挫したりって感じでした
DB化すれば検索も容易になると思います
ただ、donguriさんも仰ってますが、内容理解してる(できる)人が少数になりがちで、引継ぎや修正に際して問題が発生する可能性があります

どんな会社にも適用できるってステキシステムはちょっと実現できるとは思えませんが、取引先の数や扱っている部品/材料の種類を整理した方が先は見やすいんじゃないかなーと思ってみたり

ほとんどの場合、システムを理解するのは無理です。
「品目マスタや仕入先マスタにない、品目ナンバや仕入先ナンバを扱わせろ！」「一意性？そんなの関係ねぇ！」
「間違った仕入先に調査依頼が飛ぶのはシステムが悪い！」
だそうです。（はぁ?、涙が出そう）
どれだけシステムにお金をかけても使えなければ「猫に小判」、「豚に真珠」です。

上のような方々にできることは、せいぜいファイル名の変更だけです。
ファイル命名規則だけしっかり考えて、マクロなどで検索や積み上げをするのが最もツブシがきくものであると思います。
しっかりしたファイル命名規則のデータファイルをベースとしてその上にマクロを作りましょう。

例外のあるマスタ？wwそれマスタって言うの？ww
一意性の無いDB？wwそれDBって言えないww
プログラムはバカ正直に実行するダケなんでデータをまず疑うのが最初の一手な気がwww
これは草不可避wwww
……って言ってられたら楽なんですけどねぇ……むしろこの状態が横行してるのが現状なわけで……orz

入手データが少ない内はフォルダーやエクセル管理で何とかなりますが、
多くなってくるとやはり専用ソフトの方が楽ですね。
以前関わっていた時は、Ｙ社の専用ソフトを導入しました。

何れにしても自社で管理する品番がキーになり、そこからメーカー品番等が紐付出来るようになっています。

グリーン調達　管理ソフト　で検索してみると色々と出てきます。
最近では管理に特化したソフトウェアーが、Ｅ社から安価で出ていますので検索してみて下さい。

皆様、ご回答ありがとうございます。

やはり自社での部品登録番号をキーにして、
ファイルの命名ルールを統一化して管理するか、
データ管理ソフトを導入して管理するか、ですね。

現在は資料を入手した時点で、ファイル名を、
「部品名‐構成部品名‐仕入れ先名‐資料発行日」
という名前に変更して、製品ごとに用意したフォルダに収納するという方法を取っています。

今後はデータ管理ソフトへ移行したいのですが、
donguriさんやTR_Wadaさんもおっしゃる通り、複雑な操作方法を
覚えなければならないソフトは、使いこなせる人が限られてくるんですよね…。
できるだけ操作が容易なソフトを探してみます。

Microsoft Accessを使ってみてはいかがでしょう？

自力でDB組む力が必要ですが、自分の思った通りに作れますし、自分が使うだけなら、好きなようにカスタマイズできます。

実際、私はそうしています。

私も仕入先から入手したデータに、独自のキー番号を割り当てて管理していますが、「『仕入れ先名+日付』にしたら」とか「これだとみんなが分からないから、こうした方がいいのでは？」とかいろいろ余計なお世話アドバイスをくれるのですが、残念ながらデータベースとしては機能しないので全部無視してます。

システムは調査機能が肝です。
積上機能は後からでも置き換えできますが、調査機能は再調査となってしまうため置き換えが困難です。
メールベースでのやりとりでは、データが到着してからのデータチェックであり、是正依頼に非常に手間がかかります。
WWWに開示された調査システムであれば、調達先の入力ミスもある程度弾いてくれるので圧倒的に是正の手間が減ります。
もしJAMPのAISを運用するのであれば、NECのASがよいように思います。
外部でフラットな構成さえ作って与えれば、ASで複合化も可能です。
あぁ・・・商売の邪魔をしてしまいましたね、このあたりで失礼します。

>donguriさん

まぁ、ウチも商売上はソッチ方面ではあるんですが……(苦笑)

ただ、運用している方から『どこそこのこのソフトはこういった面で便利』とか『ここは便利だけどこういったトコで不便』といった感じの意見は今後様々なソフトを導入検討される会社にとって有益な情報になるかと思いますので特に問題は無いですよ
できれば微妙に社名とかソフト名をぼかしてもらえると良いかなーとかそんぐらい(S○NYとかNヨCとか)

あくまでもココは非営利で『環境報告で苦しんでる皆様の意見交換所』って立ち位置なんで……そういった意見からソフト開発の方向を探ったりとかはしてるかもしれませんがね(邪)

kobayashi改めkobaにしました(^_^;)

昨日の訂正と追加情報を記載します。
Ｙ社ではなくＵ社の間違いで「グリーン調達マ○○○○」です。
Ｅ社は「GreenP○○○○」です。

参考になれば幸いです。

相手が誰であれシステムに握られてしまう独自キーは嫌だなぁ。
ゼロからのやり直しも困難ですし．．．

専用ソフトなら自社品番やメーカー品番をキーにして入手したデータ（AIS、JGPSSI、JAMA等やICPデータ等の文書データ）を簡単に紐付け＆取り出しをしてくれますよ。
ソフトによってはデータ（ファイルそのもの）が、仕訳されたフォルダーに入り
しかも独自キーコードでは無い為（品番＋.xml等）になっているので、マニュアル操作でも探せます。
但し、そこから移動してしまうと問題は出るようですが・・・！

いいですね、それ。
でも、品番+.xmlだと履歴はなくなるんですか?
複社購買とか購買先変更を考えると一工夫必要そうですね。

donguriさんレスが遅くなってすみません。
>でも、品番+.xmlだと履歴はなくなるんですか?
E社のＳＷについてはファイルに付けた履歴等は無くなりますが、紐付けする際に、入手日や検査日、備考等が入るようになっていました。
同じVerなら上書きされるようです。
客先や購入先への依頼状況や入手、回答状況等の進捗管理も簡単に行えるので、体験版をお試ししてみては如何でしょうか？

kobaさん、情報ありがとうございます。
同じバージョンだと上書きされるのですね。残念です。

私が理想とするものは、システムへの要求仕様のわずかな違いがあったとき、説明なしに必要な生情報に辿り着けるシステムです。

「同じバージョンだと上書きされる」など生情報と異なると、そこには説明が必要になります。（ユーザーから見ると、システムによる登録情報の勝手な削除）
このような制限がたくさんあると、説明しても一度で理解できず、つまづくたびに説明が必要です。

特に「独自キーによる関連付け」があると、少数であればEXCELはVLOOKUP関数などでの対応も可能でしょうが、多数になってくるとACCESSなどリレーショナルデータベースでの対応が必要になってきます。
ACCESSでは関連付けした情報を得るためにはクエリを作らければなりません。クエリの作り方の説明したとしても一度で習得できず、つまづくたびに説明が必要です。

説明も必要なく、人海戦術でなんとかなるのであれば、それは大きなメリットです。

一部訂正します。

＞私が理想とするものは、システムへの要求仕様のわずかな違いがあったとき、説明なしに必要な生情報に辿り着け る システムです。

私が理想とするものは、システムへの要求仕様のわずかな違いがあったとき、説明なしに必要な生情報に辿り着け て 人 力 で も 何 と か で き る 可 能 性 の あ る システムです。

donguriさんへ
少し補足します。
同じVerの場合、既に登録があった場合いきなり上書きするのでは無く
登録情報を表示し、上書きするか確認を求められます。
又、ＤＢには管理表のみが更新されますが入手したデータは各フォルダーに自動振り分けされる為、システムを稼働しなくても確認や検索を行う事も出来ます（体験済み）。
又「品番」単位で入手データ（未入手、依頼中含む）の進捗が日付と色別に表示されるので、分かり易いです。

わたしがファイル名にこだわっているのは、システムにクチを挟んできたときに「ファイル名から品目、購買先、履歴順もわかるのだから、自分ですれば？」と相手にしないで済ますのが目的です。